Sistema de Gestión y Control de Flota

Hemos desarrollado un Sistema de Gestión y Control de Flota (SGCF) con el objetivo de mejorar la eficiencia de los servicios de transporte y la seguridad de los conductores y pasajeros. Este sistema permite tener acceso, en tiempo real, a información relevante para facilitar la toma de decisiones ante posibles problemas en ruta.

¿Cómo funciona el SGCF?

El SGCF es un sistema diseñado para gestionar a través de un portal web todas las áreas que componen una empresa de transportes. En el momento en que accedemos a la web organizativa, tenemos a nuestra disposición toda la información relativa a: Activos, Recursos Humanos, Servicios, Mantenimiento, Prevención de riesgo, Compras, Ventas, Inventario, Contabilidad, Finanzas, Calidad, y Resultados de Auditorias. 

El funcionamiento del SGCF se basa en la instalación de dispositivos electrónicos automatizados. Éstos envían información en tiempo real, por medio de comunicación remota inalámbrica a los servidores web, mediante aplicaciones desarrolladas a tal fin. Además, este sistema permite también la integración con otros sistemas de información, ampliando así su eficacia.

El Sistema de Gestión y Control de Flota consta de tres sistemas principales relacionados entre sí: por un lado el Sistema de Control de Ruta (SCR), por otro el Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) y por último el Sistema de Gestión y Reportes (SGR).

Cuando accedemos al portal web organizativo por medio de nuestro usuario y clave personal, el sistema nos permite interactuar con la información en función de nuestro cargo y rol en la empresa. Es decir, el acceso que tenemos a la información está en consonancia con nuestra área de trabajo y cargo.

El SGCF nos ofrece una completa área de trabajo donde se reúnen todos los aspectos de la empresa, ya sean burocráticos, técnicos o prácticos. Desde el sistema de gestión podemos controlar la disponibilidad de los conductores, llevando un control de los períodos de vacaciones y licencias, y al mismo tiempo, reunir todos los requisitos documentales como contratos, seguros, etc.

Por otro lado, nos ofrece la posibilidad de soporte en línea para solicitudes, seguimiento de incidentes, al cual tienen acceso todos los usuarios autorizados. Esto permite una mejor comunicación entre todos los miembros de la empresa, lo que significa una mejora en la gestión de los recursos humanos y en la planificación empresarial. Pero veamos detalladamente la estructura del SGCF.

Estructura del SGCF

En primer lugar tenemos el SCR, o Sistema de Control de Recorridos. Este sistema se apoya en la instalación de dispositivos electrónico en el vehículo, el cual nos reporta la información relativa a: localización, velocidad, cantidad de pasajeros, conductor asignado al vehículo y ruta planificada.

El SCR nos permite hacer un seguimiento en tiempo real de todos los detalles señalados anteriormente. Con dicha información tenemos la posibilidad de ejecutar las acciones que sean necesarias para el buen funcionamiento del servicio, como por ejemplo: programar los servicios, verificar la realización de los mismos y generar estados de pago.

En segundo lugar, el ERP o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, nos da la información sobre cualquier otro departamento de la empresa que no cubre el SCR.

Y en tercer lugar, el Sistema de Gestión y Reportes, permite crear reportes gráficos para todas las áreas de trabajo. Los reportes nos darán información clara y detallada sobre incidentes, velocidades, ocupación, documentos, sustancias peligrosas, exámenes médicos, etc. Y todo ello en formatos gráficos estándares como  Excel, Pdf o Csv.

Todos estos elementos ayudarán a la prevención de riesgos, ya que tendremos el control sobre todas las áreas y departamentos de la empresa de una forma clara y visual.